KONGRESOVÉ SLUŽBY - kalendář kongresových akcí

KONGRESOVÉ SLUŽBY

Existuje kalendář kongresových akcí = tyto musí být synchronizovány, aby se navzájem nepřekrývaly podobně orientované kongresové akce.

Organizačně-technické zabezpečení je důležité, aby všechny zainteresované osoby byly poučeny co mají dělat + vypracován seznam úkolů a k tomu přiřazená konkrétní odpovědná osoba - to by měla synchronizovat pracovní komise - tyto výbory organizují (připravují) celý kongres - přípravná fáze je nejdůležitější => co zahrnuje:

1) přípravu odborného programu
2) časový harmonogram – určení času vystoupení a času diskuse - speaker vede diskusy, má právo přerušit výstup, jasně a striktně musí vystupujícího upozornit na časový limit
3) určit místo akce a vybrat jednací prostory
4) dopravní, ubytovací a stravovací služby - konkrétní rezervace, ve smlouvě se všemi zařízeními upraveno, že vše bude upřesněno po příjezdu účastníků
5) zabezpečit doplňkový program - i za cenu jeho neobsazení
6) včas zabezpečit a připravit kalkulaci akce - nelze zdražovat účastnický poplatek + na pozvánce napsat jak je to s manipulačním poplatkem - platba předem nebo na místě
7) příprava a dostatek tištěných materiálů
8) nepodceňovat propagaci akce
9) promyslet celý otevírací ceremoniál - koho pozvat, kam je usadit, kdo provede, jak se dále postarat